Work Report – nowy moduł w Ascent.DBI

Ascent.DBI Work Report pozwala rejestrować wykonywane przez pracowników prace (łącznie z delegacjami), następnie naliczać na ich podstawie premie, generować faktury, wreszcie analizować dochodowość pojedynczych pracowników oraz całych zespołów.

W ramach tego obszaru znajdują się też ewidencje pracowników i urlopów, kontrahentów i podpisanych z nimi umów oraz samochodów służbowych i prywatnych. Dodatkowo dostępne są także moduły umożliwiające prowadzenie rekrutacji oraz ocenę kompetencji pracowników (potencjalnych i obecnych).

Kartoteka pracowników i kalendarz pracy
Moduł Kartoteka pracowników, który jest częścią obszaru Work Report, umożliwia prowadzenie ewidencji pracowników. Dla każdego pracownika możliwe jest prowadzenie ewidencji umów.
Z kolei dla każdej umowy tworzona jest lista składników wynagrodzenia; na ich podstawie możliwe jest pó¼niej naliczanie premii pracowników. Składniki mogą wprowadzać stałe lub uznaniowe stawki premii, jednak mogą się opierać także na ilości fakturowanych godzin pracy. W tym ostatnim przypadku możliwe jest przyznanie stałej wartości za każdą zafakturowaną godzinę lub oparcie się na tzw. tablicach progowych, które określą różne stawki w zależności od czasu wykonania zadania.
Ascent.DBI umożliwia także definiowanie kalendarzy pracy. Są one tworzone dla pojedynczych pracowników, dla ich zespołów, dla całych grup organizacyjnych lub globalnie.

Urlopy
Ascent.DBI oferuje nie tylko ewidencję urlopów, lecz także trzyetapowy system składania i zatwierdzania wniosków urlopowych (złożenie wniosku przez pracownika – zatwierdzenie przez przełożonego – zatwierdzenie przez zarząd).
Oprócz tego dostępne są raporty wykorzystania urlopów w roku oraz porównujący raporty pracy z nieobecnościami.

Rekrutacja i ocena kompetencji
Ewidencja ofert pracy pozwala rejestrować przysyłane oferty oraz etap ich rozpatrywania. Z pojedynczymi ofertami kojarzone są oceny oraz informacja o oczekiwaniach finansowych, a z tymi ostatnimi z kolei konkretne kompetencje i ich ocena. Proces wyboru odpowiednich ofert wspomagany jest następnie raportem, który pozwala wyświetlić potencjalnych pracowników spełniających konkretne wymagania pracodawcy.
Oceny kompetencji przeprowadzane są na podstawie tworzonego przez użytkownika spisu kompetencji – są one przypisywane poszczególnym pracownikom oraz ofertom pracy (czyli potencjalnym pracownikom) wraz z określeniem poziomu zaawansowania (w kontekście danej kompetencji). W przypadku pracowników możliwe jest porównywanie kompetencji poszczególnych osób przypisanych do wybranych stanowisk pracy.

Kontrahenci
Drugim obok raportów pracy ¼ródłem danych do fakturowania kontrahentów jest ewidencja umów prowadzona w ramach kartoteki kontrahentów. Obie są dostępne z poziomu obszaru Work Report.
Pojedyncza umowa zawiera zapis cen usług (stałe oraz zmienne) z uwzględnieniem godzin darmowych, dojazdu oraz kompetencji pracowników wykonujących prace na rzecz kontrahenta (inna stawka dla konsultantów i inna dla Project Managerów). W ramach ewidencji umów, dla każdej umowy rejestrowane są także ewidencje uzupełniające – dokumentów, etapów i harmonogramów prac, harmonogramy obciążeń oraz wycenę pracochłonności prac.
Korzystając z dodatkowych raportów możliwe jest uzyskanie precyzyjnych informacji o zaawansowaniu projektów prowadzonych w ramach umów z kontrahentami oraz zestawienie obciążeń szacowanych z rzeczywistymi (na podstawie raportów prac).

Samochody służbowe
W ramach Work Report dostępna jest ewidencja samochodów prywatnych wykorzystywanych przez pracowników w czasie wykonywania obowiązków służbowych oraz samochodów służbowych. Dla tych ostatnich można rejestrować także stany licznika, serwisowania wraz z kosztem przeprowadzenia i opisem oraz terminarz badań technicznych.
Dodatkowe raporty umożliwiają uzyskanie informacji o wykorzystaniu pojazdu w kontekście ilości kilometrów z raportów pracy.

Raporty prac i delegacje
Pozwalają wprowadzać raporty z przeprowadzonych prac i przypisywać do nich dojazdy i noclegi. Na podstawie tak zarejestrowanych danych można następnie generować wydruki protokołów wykonanych prac (do podpisania dla klienta), a także wydruki delegacji i ewidencji przejazdów dla zadanego okresu czasu. Wydruki są automatycznie zapisywane w plikach o formacie PDF i udostępniane do ściągnięcia.
Informacje rejestrowane poprzez raporty prac oraz pochodzące z umów z kontrahentami kwoty stanowią podstawę do generowania premii dla pracowników oraz faktur dla kontrahentów.

Premiowanie i fakturowanie
Premie pracownicze mogą być naliczane automatycznie lub ręcznie. Uwzględniane są przy tym ilość godzin wprowadzona w raportach pracy oraz składniki wynagrodzenia przydzielone do umów z danym pracownikiem.
Zarówno liczba godzin z raportów pracy jak i naliczone wartości premii mogą być zmieniane przez użytkownika o odpowiednich uprawnieniach.
Fakturowanie odbywa się na podstawie związku pomiędzy raportami prac a umowami z kontrahentami. Ascent.DBI umożliwia automatyczne generowanie poleceń fakturowania w systemach zewnętrznych (np. w systemie Graffiti.ERP).