Jak nie przepłacać za system?

Na rynku istnieje wiele firm oferujących systemy informatyczne klasy ERP. Jednak rodzi się pytanie, czy faktycznie wszystkie są systemami tej klasy, czy może niektórzy dostawcy traktują ten skrót jako sposób na łatwe wyciągnięcie pieniędzy od klienta?

Jeżeli to drugie, zastanówmy się: jak na typowym spotkaniu z potencjalnym dostawcą odróżnić system klasy ERP od podróbki i nie płacić za marketingowe cwaniactwo? Wystarczy zadać kilka pytań.

Pytanie 1: Które z modułów nie są integralną częścią prezentowanego systemu i są dostarczane z zewnątrz?

System klasy ERP powinien umożliwiać planowanie wszystkich zasobów przedsiębiorstwa i co najważniejsze powinien być kompletny (nie może być ERP np. w 30% lub 50%). Do zasobów zaliczają się nie tylko produkty i surowce, ale również ludzie, środki pieniężne, czas i inne. Wiele systemów z różnych powodów nie obsługuje np. kadr lub finansów. Wówczas to nie jest system klasy ERP. Jako rozwiązanie firmy proponują „sprzężenie” z innym systemem.

Takie podejście jednak rodzi wielkie ryzyko:

• Nie wiadomo kto będzie odpowiadał za poprawne działanie systemu skoro jest dwóch różnych producentów.
• Na 99% dane z dwóch różnych systemów są niespójne i każda rozbudowa lub zmiana będą bardzo ograniczone.

Pytanie 2: Czy system umożliwia harmonogramowanie produkcji?

System klasy ERP powinien automatyzować harmonogramowanie produkcji (szeregowanie operacji produkcyjnych w czasie z uwzględnieniem możliwości technicznych oraz zabezpieczenia zasobów). Bez harmonogramu produkcji nie można zaplanować niezbędnych zasobów jak chociażby zaopatrzenia w surowce.

To pytanie warto zawsze zadać, nawet jeżeli nie będziemy korzystać z tego modułu. Po pierwsze jeżeli jesteśmy firmą produkcyjną to być może w najbliższym czasie to narzędzie może okazać się niezbędne. Po drugie, bez względu na charakter prowadzonej przez nas działalności, pytajmy o harmonogramowanie, ponieważ posiadanie tego narzędzia świadczy o sprawności programistów oraz o sposobie podejścia do problemu systemu – orientacji biznesowej.

Pytanie 3: Czy mogę zasymulować w systemie np. roczny plan produkcji na podstawie planu sprzedaży? Proszę mi to pokazać.

Pamiętajmy – systemy ERP z założenia mają wspomagać planowanie, a nie można planować i podejmować decyzji nie znając różnych wariantów przyszłych stanów. W systemach klasy ERP istnieją wyspecjalizowane moduły służące do tego celu. Jeżeli dostawca mówi, że można dane wyeksportować i przeprowadzić symulację w Excelu, to oznacza, że oprogramowanie nie ma niezbędnych narzędzi i próbuje się „sprytnie” przerzucić na nas ciężar tworzenia algorytmu symulacji, którą powinien wykonać system.

Pytanie 4: Czy kwota w umowie wdrożeniowej jest kwotą ostateczną?

Jeżeli system jest orogramowanie klasy ERP, można (a nawet należy w osobnym dokumencie) bardzo dokładnie zaplanować czasochłonność jego wdrożenia. Jeżeli system nie jest klasy ERP dostawcy unikają jednoznacznej odpowiedzi świadomi, że może się okazać koniecznym dorobienia wielu funkcjonalności lub nawet ich zakupienia od innego dostawcy. W takiej sytuacji trudno zaplanować koszt przedsięwzięcia.

Wartość wdrożenia może różnic się od tej w umowie, tylko w przypadku podjętej przez Klienta świadomej decyzji o zmianie zakresu prowadzonych prac lub ilości zakupionych licencji. Uwaga – sama zmiana liczby licencji może rzutować na ilość zaplanowanych godzin wdrożeniowych, ale generalnie tylko tych poświęconych na szkolenie innej liczby pracowników.

Skąd takie pytania?

Wynikają one z charakterystyki klasy systemów. Trzeba pamiętać, że klasy MRP, MRP II oraz ERP zostały zdefiniowane przez APICS – The Association for Operations Management (Stowarzyszenie dla Zarządzania Operacyjnego) określające standardy metod zarządzania i sterowania produkcją.

Systemy klasy MRP służyły planowaniu zapotrzebowania materiałowego przedsiębiorstw, klasa systemów MRPII/ERP została poszerzona o zasoby ludzkie, finansowe, czas oraz środki trwałe. Jednocześnie przyjęto, że systemy tej klasy mają budowę modułową i są zaliczane do Zintegrowanych Systemów Informatycznych (ZSI).

Pytanie numer 1 to pytanie właśnie o to czy system obejmuje wszystkie zasoby oraz czy jest zintegrowany i spełnia następujące cechy: kompleksowość funkcjonalną, integrację danych i procedur, elastyczność funkcjonalną i strukturalną, zaawansowanie merytoryczne i technologiczne oraz otwartość. Jeżeli składa się z różnych „łat” nie jest na pewno rozwiązaniem kompleksowym.

Pytania numer 2 oraz 3 pozwolą sprawdzić czy system na prawdę umożliwia nam planowanie, ponieważ ERP – Enterprise Resources Planning tłumaczy się na język polski jako Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa. Stąd pytanie o narzędzia jakie system daje „od ręki”, a bez których nie można mówić o skutecznym planowaniu i podejmowaniu trafnych decyzji w firmie.

Jeżeli mimo wszystko nieuczciwemu dostawcy uda się nas przechytrzyć, to pytanie 4 jest „pytaniem wytrychem”. Firma nie posiadająca dobrego systemu nie odważy się jednoznacznie powiedzieć „TAK”, ryzykując często na prawdę duże pieniądze ponieważ nie jest pewna wielkości wkładu pracy jaki musi ponieść. Trzeba mieć klasę ERP, żeby umieć dokładnie zaplanować wdrożenie u klienta i oszacować jego wartość.